AGORA : Solution logicielle de reconnaissance optique des factures et génération automatique d’écritures comptables

Gérer la paie ou les factures d’une entreprise est une tâche contraignante et… périlleuse. Une seule erreur peut coûter cher à l’échelle d’un groupe. Pour automatiser ce travail, il existe des solutions capables de réfléchir (presque) comme des êtres humains. On parle alors d’intelligence artificielle; l’outil AGORA en est doté.

Il suffit par exemple de réceptionner les factures de vos fournisseurs et de vos clients au format électronique pour qu’elles soient automatiquement traitées par l’IA et inscrites ensuite dans les livres comptables … Un gain de temps, et donc d’argent.

L’un des enjeux majeurs de cette évolution est de répondre à l’exigence d’instantanéité attendue aujourd’hui par l’entreprise. Grâce à AGORA, les données comptables et financières, de gestion, de stocks etc. peuvent ainsi être disponibles de manière quasi-immédiate.

« Il ne s’agit pas de faire la même chose avec moins de monde mais plus de choses avec les mêmes effectifs »

Ce logiciel permet de « supprimer la séquence de saisie » par l’humain, l’IA peut classer seule les factures, la rapprocher d’un bon de commande ou d’autres pièces associées, il peut également « détecter une facture non reçue ou trop élevée ». Les collaborateurs n’ont alors que les écritures en anomalie ou bien les factures non traitées par le système à solutionner. Ces opérations sont à plus forte valeur ajoutée que les opérations de simple saisie comptable.

Les temps dégagés sur les opérations de saisie comptable sur un dossier X sont potentiellement réallouables à d’autres dossiers (par exemple, ceux de nouveaux clients) et surtout affectables à des tâches moins « basiques » : l’accompagnement des clients, le conseil, la proposition de tableaux de bord utiles…

Système complet de gestion électronique des documents AGORA®

  1. Licence serveur pour un nombre de documents endossables et de bannettes workflow illimités.
  2. Gestion étendue des profils utilisateurs, module d’impression virtuelle, lien avec la messagerie.
  3. Module OCR (reconnaissance optique des caractères).
  4. Module LAD (reconnaissance par zone, lecture optique des documents).
  5. Module Collaboratif (gestion du versioning des documents numériques modifiables).
  6. Module Workflow (bannette et parapheur électronique, signature et tampon électronique).
  7. Module gestion courriers (préparation, suivi, validation et transmission entre services) – entrants / sortants.

Système de traitement avancé des documents

  1. Gestion de la complétude d’un dossier (veille sur la tenue et l’exhaustivité des dossiers).
  2. Gestion de la péremption des pièces par nature (veille sur l’obsolescence des documents).
  3. Gestion de la chaine documentaire (affiliation automatique des documents afférents).
  4. Gestion des alertes par nature et par utilisateur / service.

Système d’aide à la reconnaissance automatique des factures

  1. Technologie combinée de reconnaissance par sémantique et par consolidation datamining.
  2. Système automatique d’amélioration empirique de la reconnaissance des résultats consolidés.
  3. Génération d’un fichier comptable avec les factures associées aux écritures.
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